Over verzekeraars en risico’s
bij polissen voor materiële en bedrijfsschadeverzekeringen van enige omvang zijn bedrijfsinspecties eerder regel dan uitzondering. logisch. als uw onderneming zich wil verzekeren tegen materiële en bedrijfsschade, dan kunt u verwachten dat de verzekeraar wil begrijpen hoe de risico’s zijn en hoe u daar mee omgaat. men wil graag duidelijkheid over onder andere de bedrijfsactiviteiten en over de beveiliging en bouwaard van uw panden.
In dat opzicht is het afsluiten van een verzekering tegen materiële en bedrijfsschade als een investeringsaanvraag indienen bij een bank: er zijn grote belangen mee gemoeid. Net zoals een bank bij een kredietaanvraag wil weten hoe financieel solide de aanvrager is, wil de verzekeraar bij de aanvraag van een verzekeringspolis weten hoe solide het risicobeheer is bij de onderneming.
Informatie is ‘key’ bij de vraag of een verzekeraar wil ver- zekeren, of anders gezegd: of de verzekeraar bereid is finan- ciële middelen te ‘reserveren’ voor een eventuele uitkering bij schade. Het is goed voor te stellen dat een verzekeraar basisinformatie van het bedrijf wil kunnen inzien, zoals ligging en bouwaarden, activiteiten en productieprocessen, en diverse waarde-opgaven.
De actualiteit: scherpte is vereist
Dat inspecties frequenter plaatsvinden komt ook doordat de verzekeringsmarkt de afgelopen tijd aan het ‘verharden’ is, mede door verliezen die de branche in de afgelopen jaren heeft geleden. Verzekeraars zijn scherp op de risico’s die ze verzekeren en kijken kritisch naar waar ze bij nieuwe, maar ook bij het vernieuwen van polissen aan beginnen. Onder- nemers doen er – meer dan ooit – goed aan niet alleen voor goede informatievoorziening te zorgen, maar ook de dialoog aan te gaan met de verzekeraar.
Frequentere inspecties zijn een symptoom van de nieuwe zakelijkheid bij verzekeraars. De inspecteur komt, ziet en identificeert zaken die risico’s vormen of vergroten. Het beste advies dat Riskonet u kan geven: neem de inspectie serieus, bereid u voor en wees bereid om een open discussie aan te gaan over de bevindingen. Laat zien wat er in uw organisatie speelt, maar wees intussen ook zelfbewust: ga zelf achter het stuur zitten en wees duidelijk over uw belangen en hoe u die in lijn kunt brengen met die van de verzekeraar. In die zin is het inspectiebezoek een onderdeel van de acceptatieprocedure – en feitelijk van onderhandelingen c.q. dialoog en interactie om tot een verzekering te komen die voor bedrijf en verzekeraar acceptabel is. Uw zaken op orde hebben tijdens een inspectie kan sterk in uw voordeel werken!
Misschien kunnen (of: moeten) de procedure en de inspectie het startpunt zijn van een meer integrale kijk op risk management. Van een bedrijfsbrede evaluatie van bedrijfseconomische belangen en risico’s en van de stakeholders die eisen en wensen hebben, zoals overheden, toezichthouders en verzekeraars.
Verzekeraars: informatie en richtlijnen
Verzekeraars gaan met u in zee op basis van de informatie die zij kunnen verzamelen over de te dekken risico’s. Het acceptatiebeleid van een verzekeraar is vastgelegd in interne richtlijnen van die verzekeraar. Die komen voort uit strate- gische afspraken binnen het management van de verzekeraar, met zijn eigenaren en/of aandeelhouders, maar zeker ook uit contracten die verzekeraars hebben afgesloten met hun herverzekeraars.
Zo kan het acceptatiebeleid van verzekeraars onderling dus flink verschillen. En dat heeft dus ook zijn weerslag op de manier waarop de inspecteur naar uw bedrijf kijkt én op zijn aanbevelingen.
De inspectie: voorbereiding
De afspraak staat. Binnenkort komt de inspecteur, mogelijk met secondanten, bij uw bedrijf op bezoek. Deze komt niet alleen om een goed gevoel bij de onderneming en de activiteiten te krijgen, het gaat ook om harde feiten.
De vragen van de inspecteur hebben doorgaans betrekking op drie disciplines: financiën, operationele en technische zaken. U doet er dus goed aan uw leidinggevenden op deze drie terreinen bij de inspectie te betrekken. Dat kan op twee manieren: door voorafgaand aan de inspectie relevante informatie te (laten) verzamelen en door persoonlijk bij de inspectie aanwezig te zijn, door daar vragen te beantwoorden en waar nodig toelichting te geven. Een belangrijk punt is dat u concrete informatie kunt verstrekken over de bouwaard en met name over de toe- gepaste isolatiematerialen. Zonder concrete informatie hierover zal de verzekeraar van het in zijn optiek meest risico- volle materiaal uit gaan. Het loont voor u dus de moeite om wat extra tijd uit te trekken voor het verzamelen en delen van deze informatie.
Waaruit bestaat de inspectie?
- Een interview met vragenronde – hier kunt u zelf aan de hand van de vragen de nodige informatie verstrekken, desgewenst met toelichting door een medewerker.
- Een ronde door gebouwen en over terreinen – u bezoekt met de inspecteur de productie- en opslagfaciliteiten. De technische ruimten en nutsvoorzieningen zullen ook worden bezocht, voor zover deze niet door derden worden afgesloten (bijvoorbeeld transformatorruimten). Daarnaast kunnen bijvoorbeeld daken onderdeel van de rondgang uitmaken (risico’s op waterschade, uitkraging van brandscheidingen, zonnepanelen enzovoorts).
- Een evaluatie – de inspecteur van de verzekeraar geeft hier zijn bevindingen en conclusies en zal eventuele aanbevelingen bespreken. Aangezien bij deze bespreking financiële aspecten vaak een rol spelen, is de aanwezigheid van een financieel verantwoordelijke van het bedrijf gewenst.
Hoeveel tijd neemt de inspectie in beslag?
Dat is afhankelijk van de grootte van een bedrijfslocatie, de gebouwen en terreinen, en van de complexiteit van de productieprocessen. Reken op minimaal een halve tot hele dag. Soms kan een inspectie langer duren, bijvoorbeeld omdat uw activiteiten specifiek zijn of omdat de (staat van de) bedrijfsgebouwen daar aanleiding toe geven.
Bezoekt de inspecteur uw organisatie voor het eerst, dan kan het bezoek langer duren. De verzekeraar moet immers bij deze inspectie alle informatie voor de eerste keer ver- zamelen en – eventueel – informatie uit andere of eerdere bronnen verifiëren.
Gaat het om een periodieke herinspectie, dan gaat het vaak sneller. Een groot deel van de informatie is immers al voorhanden en bij de rondgang kunnen soms delen van de gebouwen en/of terreinen kunnen worden overgeslagen.
Wat zijn de inspectie-onderwerpen?
Tijdens een inspectie kan van alles aan bod komen (zie lijst aan het eind van deze white paper):
- bouwaard (toegepaste isolatie is essentieel)
- proces
- opslag
- technische en nutsvoorzieningen inclusief zonnepanelen
- beveiligingssystemen
- organisatorische beveiligingsmaatregelen
De verzekeraar zoekt voor de acceptatie naar wat in vakjargon de ‘COPE onderwerpen’ worden genoemd:
- Constructie
- Occupancy
- Protection
- Exposure
Andere documenten die u moet overleggen
Tijdens de inspectie zal de verzekeraar een aantal specifieke documenten willen inzien. Zorg dat u deze documenten voorhanden heeft. Het gaat dan vooral over documenten:
- die de huidige staat en functionaliteit van beveiligs- installaties aangeven;
- die een beeld vormen van de activiteiten die het bedrijf uitvoert;
- die de situering van gebouwen en belangrijke installaties op de terreinen tonen.
Met name voor brandmeld-, sprinkler- en andere brand- beveiligingsinstallaties en tegenwoordig ook voor zonne- paneelsystemen geldt dat de oorspronkelijke ontwerpcriteria, de inspectierapporten en eventueel certificaten beschikbaar moeten zijn voor een goede beoordeling van deze installaties.
Na de inspectie: uitkomst en aanbevelingen
De inspecteur bekijkt de situatie, weegt de risico’s af en neemt daarbij de reeds genomen beperkende maatregelen mee.
De conclusies en aanbevelingen kunnen divers zijn, maar gaan meestal over de volgende zaken – en dan vooral de punten waarop uw bedrijf afwijkt van deze criteria voor acceptatie van de verzekering/dekking:
- Organisatorische maatregelen: orde en netheid, rook- beleid, uitvoering brandgevaarlijke werkzaamheden; deze aanbevelingen vergen meestal geen of een geringe financiële investering en zijn redelijk eenvoudig uit te voeren.
- Investeringsmaatregelen: uitbreiding en/of aanleg van (brand)beveiligingsinstallaties, verbetering of bouw van brandscheidingen, uitbreiding en/of aanleg van inbraaksignaleringsinstallaties et cetera.
Eisen of aanbevelingen? Opvolgen of niet?
Wat de inspecteur ook van uw bedrijf en de verzekerings- risico’s mag vinden, het zijn geen eisen zoals een overheid die kan stellen op basis van wet- en regelgeving, zoals bij het Bouwbesluit.
Als een inspecteur een aanbeveling doet, dan is opvolging niet af te dwingen. Wel kan opvolging een voorwaarde worden voor acceptatie: niet opvolgen kan een uitsluiting opleveren. De verzekeraar kan zelfs besluiten de verzekering niet te accepteren als de aangetroffen situatie te ver afwijkt van zijn criteria. Het is dus zaak om in dialoog met de inspecteur c.q. de verzekeraar te bezien hoe ‘vraag & aanbod’ bij elkaar gebracht kunnen worden.
Niet vrijblijvend!
Hoe heet wordt de soep gegeten? Als de inspecteur op bezoek komt, in het kader van een offerte, dan is het zaak om waar mogelijk tegemoet te komen aan de wensen – of om in overleg te bekijken welke maatregelen effectief en haalbaar zijn.
Wanneer de inspectie onderdeel is van een lopend ver- zekeringscontract, zullen er in de meeste gevallen geen directe gevolgen voor de verzekering zijn, maar er zijn uitzonderingen:
- Als aanbevelingen betrekking hebben op bijvoorbeeld beveiligingsinstallaties die onderdeel uitmaken van de acceptatie en als zodanig in de polis zijn genoemd.
- Als de locatie tijdens de inspectie aangemerkt wordt als een sterk verhoogd risico, in verzekeringstermen vaak aangeduid met ‘een slecht risico’. Bij de eerstvolgende prolongatiedatum van de verzekering (verlenging) kan de opvolging van de aanbevelingen echter wél een rol spelen.
Hier kunnen de mate en wijze van opvolging van invloed zijn op de acceptatie (wel of niet verlengen, of alleen verlengen indien bepaalde aanbevelingen worden uitgevoerd), of op de premie en de verzekeringsvoorwaarden (premiehoogte, eigen risico’s, uitsluitingen, enzovoorts). U doet er dan ook goed aan uw besluit over het opvolgen van aanbevelingen altijd te nemen in overleg met het management van uw organisatie.
Schadescenario’s en waardeverdeling: wat de verzekeraar wil weten
Op basis van wat de inspecteur heeft opgepikt tijdens het bezoek, gaat de verzekeraar schadescenario’s opstellen – schadeverwachtingen onder verschillende omstandigheden. Deze vormen de basis voor de bepaling van de mogelijke schadebedragen, waarmee verzekeraars rekening moeten houden bij de acceptatie van een verzekering. Voor de onderbouwing van deze scenario’s zijn gegevens nodig:
- Over verzekerde bedragen en over de waardeverdeling daarvan over de gebouwen.
- Over de waarden van individuele gebouwen en eventueel de waarde van delen van gebouwen met betreffende inventaris en goederen.
- Over de alternatieven, mocht de productie door een calamiteit tot stilstand komen
Verder wil een nieuwe verzekeraar graag weten welke schades zich in de afgelopen vijf tot tien jaar hebben voor- gedaan. Het gaat hier om alle geclaimde en eventueel uitgekeerde schades die in deze periode voor de inspectie hebben plaatsgevonden. Ook dient u de oorzaak en de gevolgen van de schade en de hoogte van het schadebedrag op te geven. Zijn de verzekerde bedragen en schades al niet bij de verzekeraar bekend? Vaak wel, maar deze worden bij een inspectie vrijwel altijd geverifieerd door de inspecteur.
Begrippen
Als u tijdens een inspectie op niveau wilt communiceren, dan is het goed om een aantal veel gebruikte begrippen te kennen. Hier volgen er enkele.
- Property damage en business interruption In de internationale verzekeringswereld worden voor materiële schaden en de daaruit voortvloeiende bedrijfs- onderbrekingen de termen PD/BI gebruikt. Het verloren gaan van een productiehal door brand en de bedrijfsschade die daardoor ontstaat, is een typisch voorbeeld van een PD/BI schade. PD: property damage Dit is een algemene, internationale verzekeringsterm voor schade aan materiële zaken zoals gebouwen, machines en goederen, veroorzaakt door van buiten komende onheilen zoals brand, explosie, overstroming, aardbeving, et cetera. BI: business interruption Een algemene, internationale verzekeringsterm voor bedrijfsonderbreking.
- Schadeverwachtingen Er worden vaak twee typen definities gehanteerd. Het ‘normale’ scenario, waarbij alle brandpreventieve maat- regelen goed functioneren en het ‘worst case’ scenario, waarbij geen enkele van de getroffen maatregelen func- tioneert. Veel voorkomende afkortingen voor schade- verwachtingen zijn EML, NLE, MPL, MFL en PML.
- Normale schade scenario (afkortingen als EML, NLE etc.) Een verwachte schade die kan ontstaan in een normale situatie, waarbij brand repressieve en preventieve maat- regelen zoals sprinklers, brandscheidingen en brandmeld- installaties goed functioneren en de brandweer snel en adequaat optreedt.
- Worst case scenario (afkortingen als (MPL, MFL, PML etc.) Een verwachte schade die kan ontstaan onder de ongunstigste omstandigheden, waarbij brandpreventieve en repressieve maatregelen niet functioneren en de brandweer niet aanwezig is of optreedt.
Bovenstaande voorbeelden zijn slechts enkele van de afkortingen die door verzekeraars worden gebruikt voor schadescenario’s.
Wat u moet weten over brandscheidingen, vrije afstanden en brandwanden
- ‘Vrije afstanden’: Hierbij gaat het over een gebouw of complex, waarbij het volgende gebouw of complex op, over het algemeen, meer dan 10 meter vrije afstand ligt (zonder brandbare zaken ertussen). Sommige verzekeraars hanteren in hun interne acceptatierichtlijnen een minimale ‘vrije afstand’ van 30 tot 50 meter. Deze veilige afstanden worden mede bepaald door de verwachte maximale vuurbelasting in de gebouwen.
- Inpandige brandscheidingen (brandwanden): Deze moeten voldoen aan een aantal specifieke voor- waarden, bijvoorbeeld voldoende brandwerendheid (240 minuten of meer), geen openingen (ook niet indien voorzien van branddeuren, enzovoort) en uitkraging buiten gevels en daken volgens specifieke richtlijnen.
- Brandscheidingen i.c.m. brandbeveiligingsinstallaties Voor normale scenario’s spelen lichtere brandscheidingen in combinatie met aanwezigheid van adequate brand- beveiligingsinstallaties zoals brandmeldinstallaties een belangrijke rol. Afhankelijk van de brandwerendheid van de gebouwconstructies en de betrouwbaarheid van beveiligingsinstallaties kunnen investeringen in deze maatregelen leiden tot een lager normaal scenario.
De Nederlandse overheid hanteert in de bouwregelgeving overigens een specifiek begrip voor brandwerende scheidingen: WBDBO, wat staat voor ‘Weerstand tegen BrandDoorslag en BrandOverslag’. Waar verzekeraars dus spreken over de brandwerendheid van scheidingen, gebruikt de overheid het begrip WBDBO. Omdat verzekeraars uitgaan van het voorkomen en beperken van materiële schade en bedrijfsonderbreking hanteren zij vaak een hogere brandwerendheideis dan de overheid; overheidseisen variëren gemiddeld van 30 tot 90 minuten, waar verzekeraars in veel gevallen 60 tot 240 minuten adviseren. - Brandwerende scheidingen Deze zijn bekend onder diverse benamingen zoals bijvoorbeeld brandmuur en brandscheiding; het doel is voor- komen en/of vertragen van brand door een brandoverslag. De min of meer officiële benaming is brandwand. De gekozen naam is vaak afhankelijk van de brandwerendheid van de constructie, algemeen variërend van 30 minuten tot 240 minuten. BELANGRIJK: de meeste brandscheidingen die volgens wet- en regelgeving vereist zijn, hebben een brandwerendheid van 60 minuten of minder. Wees daarom niet verbaasd als een inspecteur aan de brandscheiding in uw bedrijf geen (of slechts beperkte) waarde toekent.
- Rookwerende scheiding: Deze garandeert een specifieke afdichting tegen rook- doorvoer. Brand- en rookwerende scheidingen kunnen uiteraard in één wand gecombineerd zijn. Rookwerende scheidingen worden vooral in de farmaceutische en voedingsmiddelenindustrie steeds belangrijker
- Brandcompartiment Een compartiment binnen brandwerende scheidingen (wanden, vloer en dak).
Checklists
1. Waar gaat de inspecteur naar vragen? De checklist helpt u voorbereiden
- Algemeen: Korte samenvatting concern/bedrijfsactiviteiten, historie
- Organisatie: Aantal werknemers, werktijden, vakantieperiodes
- Bedrijfsactiviteiten op locatie Productie, processen, opslag, intern transport
- Locatie ligging (rivier, aanvliegroute, wegen, spoor), buren
- Constructies: Gebouwen, productie/procesinstallaties; brandscheidingen; toegepaste isolatiematerialen
- Processen: Procesrisico’s (drukken en temperaturen), proces automatisering (hardware, software, back-ups)
- Procesvoorzieningen: Verwarmen, koelen
- Additionele processen: Schoonmaken, spuiten, afzuigen–
- Opslag: Wijze van opslag, brandcompartimentering, vuurbelastingen
- Nutsvoorzieningen: Elektriciteit, olie/gas, water, zonnepanelen
- Gebouwvoorzieningen: Luchtbehandeling (verwarmen, koelen), elektrische installatie
- Huishouding: Orde en netheid, afvalverzameling, rookregeling, technische ruimten, uitvoering van brand- gevaarlijke werkzaamheden
- Natuurkrachten: Kans op schade door storm, regen/sneeuw, over- stroming, bliksem
- Inbraak/vandalisme: Producten en installaties, beveiliging (bouwkundig, elektronisch, organisatorisch), eigen beveiliging en toegangscontrole (receptie, portier), particulier beveiligingsbedrijf
- Brandbeveiliging: Meldinstallatie, blusinstallatie (sprinkler, gasblus), brandweer, watervoorziening, organisatorische maat- regelen (bedrijfshulpverlening, calamiteitenplan)
- Bedrijfsschade: Herbouw, levertijd machines, automatisering, leveranciers, afnemers, knelpunten (‘bottlenecks’), onderlinge afhankelijkheden (binnen concern), uitwijkmogelijkheden (eigen concern, derden)
- Verzekerde bedragen
- Van gebouwen (algemeen tegen herbouwwaarde);
- Van installaties en machines in gebouwen en op terreinen (algemeen tegen vervangingswaarde); Van goederen zoals grondstoffen, halffabricaten en gereed product (algemeen tegen vervangingswaarde) • Tegen bedrijfsschade (algemeen op basis van gederfde winst en doorlopende vaste lasten)
- Van goederen zoals grondstoffen, halffabricaten en gereed product (algemeen tegen vervangingswaarde)
- Tegen bedrijfsschade (algemeen op basis van gederfde winst en doorlopende vaste lasten)
- Waardeverdeling: Verdeling van verzekerde bedragen per brandcompartiment
2. Inspectiedocumenten: goed om paraat te hebben
- plattegrond (kopie)
- luchtfoto (kopie)
- procesbeschrijving (kopie)
- procesdiagram (kopie)
- basisdocument brandbeveiliging (programma van eisen) (origineel of kopie);
- brandmeldinstallatie, blusinstallatie (sprinkler, blusgas)
- inspectierapport brandbeveiliging (origineel)
- certificaat brandbeveiliging (origineel)
- borgcertificaat inbraakbeveiliging; certificaat elek- tronische inbraaksignaleringsinstallatie (origineel)
- calamiteitenplan
- bedrijfscontinuïteitsplan
- onderhoudsplannen
Disclaimer
Dit is een publicatie van Riskonet. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, druk, of op welke andere wijze dan ook, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Riskonet.
Het is uitdrukkelijk verboden om deze publicatie, geheel of gedeeltelijk, te gebruiken voor het trainen van kunstmatige intelligentiesystemen, machine learning-modellen, of andere geautomatiseerde toepassingen zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Riskonet.
